Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

1.    Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis
Sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain dinamakan surat. Informasi di sini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi dan perusahaan informal.
Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi pengirim surat. Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah sebagai berikut:

1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan/instansi.
2. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai.
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin dapat disadap oleh orang lain.
4. Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

2.      Tujuan Penulisan Surat
Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu sebagai berikut:

• Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
• Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
• Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap

3.      Fungsi Surat
Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.
Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:
a)      Alat tata usaha
b)      Media komunikasi
c)      Duta atau wakil penulis
d)     Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
e)      Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.
a.   Surat sebagai Dokumen Tertulis
Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.
b.    Surat sebagai Duta/Wakil
Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun perusahaan, misalnya bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan srbuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi.
c.     Surat sebagai Otak Tata Usaha
Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai cirri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.
d.      Surat sebagai Media Komunikasi
Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimakasud
Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakiatkan:
1)     Si penerima surat tidak mengerti maksudnya
2)      Keragu-raguannya bagi penerima, dan
3)     Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana mestinya.
e.     Surat sebagai Barometer Kemajuan Kantor
Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.
Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :
a)      Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang di tempat tujuan
b)      Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima
c)      Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan, dan
d)     Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
  

• 4.      Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

• Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

• Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)      Menghilangkan basa-basi
3)      Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)      Menempatkan tanda baca yang tepat

• Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
5.      Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat
Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1)      Ejaan
Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a)      Penulisan huruf
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.

• Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
• Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir
• Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

b)      Penulisan Kata
Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

• Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin
• Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
• Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
• Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
• Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
• Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
• Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.
• Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun

c)      Penulisan unsur serapan
Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.
Contoh:
Management = Manajemen               Apotheek= Apotek
Kwitantie      = Kuitansi                    Psychology= Psikologi
2)      Tanda baca
Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

• Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
• Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
• Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:

• Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
• Merinci hal yang lebih dari dua.

Tanda titik dua
Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.
Tanda garis miring
Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.
About these ads