Aktivitas Manajemen Kantor

Pekerjaan atau aktivitas manajemen perkantoran antara lain:

 

a. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa.

1.      Membuat sistem informasi manajemen serta prosedur kerja yang baik.

2.      Melaksanakan penyederhanaan kerja untuk mencapai efisiensi dan meningkatkan produktivitas.

3.      Membuat konsep surat, formulir, dan laporan.

4.      Mengoordinasikan pekerjaan kantor dan non kantor.

 

b. Menentukan proses yang akan digunakan.

1.      Memilih mesin dan alat-alat yang mendukung kerja kantor

2.      Mengembangkan data processing.

3.      Mendistribusikan informasi.

 

c. Mengelola sistem pencatatan dan pengarsipan

1.      Merancang sistem pengarsipan yang baik.

2.      Merancang sistem pencatatan untuk menelusuri arsip atau bukti tanda terima dan mem-ermudah kebijakan atasan, dan lain-lain.

 

d. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif.

1.      Memanfaatkan organisasi formal dan informal.

2.      Menciptakan hubungan kerja yang baik.

3.      Mengatur tata ruang kantor / office layout yang baik.

4.      Mengatur lingkungan kerja kantor yang baik.

 

e. Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi

1.      Melakukan pengawasan dan pengendalian.

2.      Mengatur pelatihan pegawai dan memotivasi pegawai.

3.      Membuat program pengembangan informasi.

 

f. Mengukur dan mengevaluasi informasi.

1.      Membuat standar kantor.

2.      Mengatur office manual dan digital.

3.      Memelihara kualitas dan kuantitas kerja.

4.      Menyusun budget kantor.

Etika Rapat

1. Etika Dalam Berbicara
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika berbicara dalam sebuah rapat, diantarnya:

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan atau didiskusikan secara bermusyawarah.
2. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
3. Bahasa harus komunikatif.
4. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
5. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun serta dapat dipahami dengan mudah oleh peserta lainnya.

2. Etika Dalam Mendengarkan

Terdapat aturan-aturan atau etika dalam mendengarkan ketika rapat sedang berlangsung. Diantaranya:

1. Mematikan ponsel.
2. Bila sangat terpaksa harus menjawab telepon, keluarlah dari ruangan rapat setelah mendapat izin dari pimpinan rapat.
3. Tidak berbicara dengan peserta lain ketika pimpinan sedang berbicara.

3. Etika Menyampaikan Pendapat

Berikanlah pendapat atau usulan saat pimpinan rapat selesai berbicara atau prensentasi dan setelah dipersilahkan.

1. Aktif dalam berpendapat, namun tidak memotong pendapat orang lain.
2. Tidak menjatuhkan pendapat atau usulan yang dipaparkan oleh peserta lainnya.
3. Gunakan kalimat yang sopan.

4. Etika Menanggapi Pendapat
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menanggapi pendapat:

1. Tidak menjatuhakn pendapat orang lain.
2. Hindari debat kusir.
3. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.

Komunikasi Bisnis & Jenis-jenis Pertemuan

Berikut ini akan diberikan berbagai penjelasan mengenai komunikasi bisnis, baik dalam segi pengertian, bentuk-bentuk komunikasinya dan lain sebagainya. Untuk awalnya kita bahas pengertiannya terlebih dahulu.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia komunikasi adalah, pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak, perhubungan.

Sedangkan Pengertian Bisnis dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ialah, usaha dagang; usaha komersial dalam dunia perdagangan.

Dalam buku yang berjudul Komunikasi Bisnis, karangan Djoko Purwanto diuraikan bahwa "komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

Etika Komunikasi Dan Etika Bisnis
Menurut KBBI etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlak).

Etika bisnis kegiatannya mencakup tentang:

1. Perdagangan, yaitu kegiatan jual beli dengan tujuan memperoleh suatu keuntungan. Perdagangan bisa dilakukan untuk dalam negeri dan bisa untuk luar negeri.
2. Industri, yaitu kegiatan memproduksi atau menghasilkan barang-barang yang nilainya bisa berguna dari asalnya, sehingga berman¬faat untuk kebutuhan manusia.
3. Jasa jasa, yaitu adalah kegiatan menyediakan jasa-jasa, seperti perhotelan, konsultan akuntansi, asuransi dan lain sebagainya.

Etika Bisnis itu sendiri adalah.

1. Etika bisnis adalah prinsip atau pandangan kegiatan usaha dengan segala persoalannya dalam kegiatan usaha.
2. Etika bisnis adalah norma atau kaidah yang mengatur perhubungan manusia di dalam kegiatan usaha
3.  Hukum bisnis adalah peraturan-peraturan yang men gatur masalah-masalah perdagangan/ perniagaan atau soal-soal yang timbul karena tingkah laku manusia dalam bisnis.

Proses Negosiasi Dan Kerja Sama  dalam Bisnis
Proses negosiasi dalam bisnis maksudnya ialah proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organi¬sasi) yang lain. Selain itu, negosiasi juga dapat diartikan sebagai penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak-pihak yang bersengketa.

Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis yang harus diketahui, yaitu:

1. Informasi atau keterangan. Pelaku bisnis harus berusaha memberi dan mencari keterangan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan materi bisnis.
2. Persuasi atau membujuk. Pelaku bisnis harus mampu membujuk rekan bisnis dengan bahasa yang baik dan tepat.
3. Kolaborasi atau kerja sama. Pada saat melakukan kerja sama, pelaku bisnis harus mampu mewujudkan bentuk kerja sama secara jelas.

Sedangkan tujuan khusus dalam komunikasi bisnis atau menuju proses negosiasi merupakan penjabaran atau perincian dari tujuan umum. Cara menentukan tujuan khusus yaitu:

1. tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistik maksudnya ide atau gagasan yang akan disampaikan dapat dilakukan sesuai dengan kemampuan yang ada.
2. pada saat menyampaikan ide atau gagasan masalah ketepatan waktu perlu diperhitungkan.
3. orang yang ditunjuk untuk melakukan nego¬siasi harus tepat. Pesan atau ide yang dikemukakan oleh orang memiliki kedudukan atau jabatan yang tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada kita disampaikan oleh orang yang jabatannya rendah.
4. tujuan penyampaian suatu pesan atau negosiasi hendaknya mengacu kepada tujuan, kebijakan. dan aturan organisasi atau perusahaan.

Contoh tujuan khusus

• Memberi informasi Memberitahu omzet penjualan bulan ini
• Membujuk Meyakinkan konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan
• Kerjasama Membuka cabang baru

Setelah menentukan tujuan, langkah selanjutnya dalam proses negosiasi dan kerja sama ialah menyusun pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan¬pesan bisnis meliputi empat tahap, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan. Rencanakan dengan matang hal-hal pokok yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. Komposisi bahasa dan isi. Susunan pokok yang akan disampaikan diungkapkan dengan kalimat yang jelas, sederhana, santun, mudah dipahami, dimengerti, dan direncanakan oleh lawan bicara. Isi komposisi sesuai iebutuhan konsumen, dengan memperhatikan: mencari apa yang diinginkan, mengantisipasihal yang tak terduga, memberi informasi yang lengkap, memberi informasi yang akurat (teliti atau cermat), memberikan tekanan pada ide/gagasan yang menarik.
3. Revisi. Setelah ide dituangkan ke dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikanlah apakah semuanya telah benar dan tepat. Seluruh maksud dan isi pecan harus ditelaah kembali. Diperiksa yang seluruh kelengkapan dan memperbaikinya.
4. Kerja sama. Kesimpulan dari urutan di atas, bila pelaku bisnis akan melakukan negosiasi dan kerja sama harus mengikuti tahap berikut: a. penentuan tujuan tepat waktu b. orang yang ditunjuk untuk negosiasi harus berkualitas c. tujuan sesuai kebijakan perusahaan perencanaan harus tepat. komposisi/susunan bahasa dan isi materi revisi/perbaikan atau cek ulang e. kerja sama

Jenis-Jenis Pertemuan Bisnis

1. Pertemuan informal. Pertemuan informal ialah pertemuan yang bersifat tidak resmi. Sebagai contoh pertemuan keluarga, arisan (kadang-kadang pertemuan keluarga dan arisan sering dijadikan lahan bisnis), pertemuan bisnis yang dilakukan tanpa sengaja/ tidak terencana.
2. Pertemuan formal. Pertemuan formal ialah pertemuan yang bersifat resmi yang direncanakan terlebih dahulu dengan mengikuti prosedur pertemuan.

Macam-macam pertemuan formal, antara lain sebagai berikut.

1. Diskusi. Diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah.Beberapa macam diskusi, yaitu: 1) Diskusi kelompok. Diskusi kelompok biasanya mengacu pada terbatasnya jumlah peserta. Kelompok dapat terjadi atas kesamaan profesi, status, usia, jenis kelamin, atau latar belakang sosial budaya. Misalnya, diskusi kelompok yang diselenggarakan disekolah atau di kelas, dalam rapat. 2) Diskusi pleno. Diskusi pleno merupakan diskusi lengkap yang diikuti oleh segenap kelompok-kelompok yang ada. 3) Diskusi panel. diskusi panel adalah 'bentuk diskusi yang didahului dengan penyampaian uraian atau pembahasan masalah oleh beberapa ahli dihadapan khalayak, pendengar (siaran radio), atau penonton ( televisi).
2. Debat. Debat adalah suatu pembahasan atau pertukaran pendapat mengenai suatu pokok masalah, masing-masing peserta saling memberikan alasan untuk mempertahankan pendapatnya.
3. Kongres. Kongres ialah pertemuan para wakil organisasi (politik, sosial, profesi) untuk berpikir bersama dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah. Kongres sering juga disebut muktamar atau rapat besar.
4. Simposium. Simposium ialah suatu pertemuan untuk mendiskusikan uraian singkat mengenai suatu masalah dengan sudut pandang tertentu atau sederajat pidato-pidato dari beberapa pakar.
5. Seminar. Seminar merupakan pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar, ahli sebagainya).
6. Konferensi. Konferensi adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok dengan tujuan berpikir bersama sehingga mencapai suatu keputusan bersama.
7. Lokakarya. Lokakarya adalah pertemuan para ahli untuk membahas suatu masalah sesuai bidang keahliannya.
8. Rapat. Rapat sebagai salah satu bentuk proses berpikir bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Beberapa jenis rapat, yaitu: 1) Rapat akbar yaitu rapat raksasa. 2) Rapat anggota yaitu sidang diadakan untuk anggota perserikatan, partai, dan sebagainya. 3) Rapat desa yaitu rapat majelis menurut hukum adat terdiri atas berbagai golongan penduduk, yang berhak hadir dan berhak memberikan suara dalam rapat desa. 4) Rapat kerja mempunyai arti: a) sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi. b) pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. 5) Rapat kilat yakni sidang yang berlangsung dengan mendadak 6) Rapat lengkap adalah rapat yang dihadiri oleh segenap anggota,seksi, dan pengurus; rapat pleno. 7) Rapat paripurna adalah rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan forum tertinggi dalam melaksanakan wewenang dan tugas. 8) Rapat paripurna luar biasa ialah rapat paripurna yang diadakan dalam masa reses. Reses adalah masa perhentian sidang (parlemen); masa istirahat dari kegiatan bersidang.9) Rapat pleno adalah rapat lengkap. 10) Rapat raksasa ialah rapat besar untuk umum, biasanya diadakan di lapangan terbuka yang luas. 11) Rapat terbuka ialah rapat yang boleh dihadiri oleh semua orang.
9. Pertemuan individu. Pertemuan individu ialah pertemuan bisnis yang dilakukan secara perorangan, tidak mewakili organisasi atau perusahaan.
10. Pertemuan rutin. Pertemuan rutin ialah pertemuan yang dilakukan dengan prosedur yang teratur dan tidak berubah-ubah
11. Pertemuan kepanitiaan. Pertemuan kepanitiaan adalah pertemuan yang lakukan oleh kelompok orang yang ditunjuk atau pilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya.

Bentuk-Bentuk Surat

         Surat dapat dikatakan sebagai wakil perusahaan, surat yang baik sering kali berimbas pada persepsi orang lain bahwa perusahaan si pengirim surat juga profesional, begitu juga sebaliknya, surat yang acak-acakan tidak runut, kurang rapi lecek juga dapat menggambarkan hal yang sama tentang perusahaan.

         Salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk membuat surat yang baik adalah bentuk-bentuk pengetikan surat itu sendiri. Pada artikel kali ini akan dijelaskan berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style.

1. Bentuk Lurus (Block Style)
Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini.

2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), kita lihat contoh berikut.

Hanging Paragrapfh Style

3. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri, berikut contoh gambarnya.

Indented Style

4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. Dapat dilihat pada contoh berikut ini.

Full Block Style

5. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.

Official Style

6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat, lebih lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.

Semi Block Style

Demikianlah bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam tata persuratan, bentuk-bentuk diatas bukan merupakan bentuk pasti, jika Anda memiliki berbagai bentuk pengetikan surat yang beda, namun tidak mengurangi makna isi surat, maka bentuk tersebut sah Anda gunakan dalam penulisan surat.

Program Pelayanan dan Program Peningkatan Sarana

 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

1. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik

2. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan

3. Penyediaan alat Tulis Kantor

4. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan

5. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor

6. Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

7. Penyediaan Bahan Logistik Kantor

8. Penyediaan Makanan dan Minuman

9. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah

10. Penyediaan Jasa Pendukung Administrasi/Teknis Perkantoran

  Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

1. Pemeliharaan Rutin / Berkala Gedung Kantor

2. Pemeliharaan Rutin / Berkala Kendaraan Dinas / Operasional

3. Pemeliharaan Rutin / Berkala Perlengkapan Gedung Kantor

Asas-asas Administrasi Perkantoran

Berikut ini beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran:
1. Asas perencanaan
semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. misalnya: semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. jika tidak, berarti arsip tersebut tidak diperlukan.
2. Asas penyederhanan
semua pekarjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. tata cara yang rumit hendaknya duhindarkan jika memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah.
3. Asas penghapusan
semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan.
4. Asas penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya di gabungkan atau didekatkan.

Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan surat sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan sistem karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks        : Diisi indeks surat
Kode         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal      : Diisi tanggal terima surat
No urut      : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K        : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal        : Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran     : Lampiran surat
Dari            : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada      : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat       : Diisi nomor surat
Pengolah      : Diisi unit pengolah
Paraf            : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

Pengertian Lembar Disposisi

Lembar disposisi secara umum berisi informasi nonverbal untuk diterjemahkan secara seksama dan ditindaklanjuti. Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut(penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.
Sebelum diserahkan kepada pimpinan, surat masuk terlebih dahulu dikendalikan oleh bagian administrasi dan diberi lembar disposisi. Pengisian lembar disposisi yang menyangkut masalah pengagendaan seperti indeks, kode, nomor urut, dan data-data tentang surat dilakukan oleh bagian administrasi. Indeks, kode, dan nomor urut berisi kata/sandi yang bisa digunakan untuk merunut kembali dimana letak surat tersebut dalam agenda atau pengarsipan.
Selanjutnya pimpinan mendisposisikan siapa yang diberi tugas atau tanggung jawab untuk menindaklanjuti, serta bagaimana intruksi-intruksinya.

Contoh Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran adalah salah satu dari faktor dalam kita mencari pekerjaan. Baik untuk melamar pekerjaan di bidang pendidikan (guru, honorer), perusahaan (misalnya : di Bank, di PT atau pabrik, di rumah sakit, maupun di hotel). Surat lamaran merupakan surat permohonan untuk dapat bergabung atau bekerja di suatu lembaga atau instansi. Untuk itu dalam menulisnya harus benar dan tepat, jangan sampai anda melakukan kesalahan di awal dalam mencari pekerjaan yang anda minati.

Surat lamaran kerja harus sesuai dengan EYD, jangan sampai anda menulis surat lamaran dengan gaya bahasa yang tidak teratur. Ada teori juga dari psikologi bahwa dengan membaca tulisan kita dapat mengetahui kepribadian seseorang. Jadi saya menghimbau kepada para pembaca untuk memperhatikan EYDnya dan menggunakan kalimat yang baik.

Ini baru dari sudut pandang gaya menulis. Selanjutnya jika dilihat dari segi lembaga ataupun instansi yang akan kita lamar setidaknya kita harus tau apa syarat-syarat yang harus disertakan dalam lamaran tersebut.

Syarat-Syarat dalam menulis surat lamaran kerja:

1. Bahasa Penulisan : Gunakan bahasa penulisan yang baik dan benar usahakan sesuai dengan EYD, gunakan juga bahasa-bahasa yang lebih sopan dan santun karena hal itu akan menjadi nilai positif tersendiri bagi anda.
2. Persyarata dari Instansi atau Lembaga : Lengkapi semua persyaratan yang diminta oleh perusahaan, jangan sampai anda remehkan hal ini. Jika sampai anda remehkan maka jangan harap surat lamaran anda akan ditindak lanjuti.
3. Kemampuan Anda : Tunjukkan kemampuan anda, jelaskan bahwa anda berkompeten dibidang ini atau itu, kalau perlu tunjukkan portofolio yang pernah anda buat, namun perlu anda ingat juga jangan terkesan terlalu menyombongkan kemampuan anda, siapa tau hal tersebut malah akan menjadi boomerang bagi anda.
4. Cara Menulis, di ketik komputer atau tulis tangan? Terkadang seseorang lebih memilih mengirim surat lamaran kerja yang telah diketik dengan komputer kemudian dicetak, namun saya sarankan tulislah dengan tangan anda sendiri serapih mungkin, percayalah. Karena banyak yang bilang perusahaan bisa melihat kepribadian seseorang hanya dari tulisan tangannya saja.

Dalam menulis surat lamaran pekerjaan itu tidak semudah kita kirim surat kepada pacar (:D) karena surat ini permohonan kita kepada kepala lembaga atau instansi. Jadi cobalah untk menghindari kata atau kalimat yang kurang efektif. Misalnya : kalimat yang diulang-ulang tanpa alasan, ejaan yang salah, maupun penggunaan tata bahasa yang buruk. Yang sering terjadi adalah penggunaan kata keterangan yang berulang-ulang, atau kata sambung yang berulang-ulang, yang menyebabkan kalimat terasa janggal, yang persis seperti kalimat yang sedang anda baca saat ini, yang menggunakan kata sambung ‘yang’ secara berulang-ulang dan berlebihan.

Kita juga dapat menuliskan beberapa prestasi kita dan kemampuan kita dalam surat lamaran, untuk menunjukkan bahwa kita mempunyai prestasi dan pengalaman yang patut dipertimbangkan. Terkadang satu hal ini terlewatkan yaitu referensi. Apa itu referensi? Kita dapat juga mencantumkan referensi yang mana referensi itu adalah nama orang yang bisa dihubungi oleh pihak penyeleksi untuk menanyakan hal-hal penting seputar diri anda (biasanya nama atasan dimana anda bekerja sebelumnya). Nah jika anda masih bingung bagaimana cara menulis surat lamaran, dibawah ini sudah ada 2 contoh surat lamaran pekerjaan di sekolah dan contoh surat lamaran kerja di perusahaan, pabrik  atau PT.

Contoh surat lamaran kerja di sekolah/pendidikan.

Jatisrono, 6 Juni 2013

Hal : Lamaran Pekerjaan

Kepada  Yth.
Kepala SMK Pancasila Jatisrono
Ngrandu Gunung Sari
Jatisrono

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi adanya lowongan guru BK di SMK Pancasila Jatisrono, maka bersamaan dengan ini saya mengajukan lamaran sebagai Guru BK.

Saya Hariyanto, laki-laki usia 24 tahun telah menyelesaikan pendidikan dengan jurusan Psikologi Pendidikan dan Bimbingan di Universitas Negeri Yogyakarta tanggal 28 April 2011 dengan IPK 3,51. Saya sangat menyukai bidang bimbingan dan konseling serta memahami proses konseling khususnya konseling remaja. Saya mempunyai pengalaman mengajar di SMK Negeri 4 Klaten selama tiga bulan. Saat ini saya sebagai pengelola utama web http://belajarpsikologi.com yang berisi tentang ilmu Bimbingan Konseling dan Psikologi.

Semoga saya dapat mengembangkan minat, bakat dan kompetensi diri saya di bidang Bimbingan Konseling serta dapat memberikan kontribusi di SMK Pancasila Jatisrono. Atas perhatian yang telah diberikan, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Hariyanto, S.Pd

Contoh surat lamaran kerja di perusahaan, pabrik (PT)

Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris

Berikut ini adalah contoh surat penawaran dalam bahasa inggris

Teks Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris

INDONESIA KOMPUTERINDO CORPORATION

Jenderal Soedirman Street, kav. 50, Jakarta – Indonesia

Web: www.indokomputer.com, Phone (021) 8819608, e-mail: Indonesiakomp@gmail.com

September, 02 2013
Attn: Mr. Julius Cesar, the Director. Cc: Mr. Cleopatra, the Director of Marketing
Rome Enterprise
Pietra Papa, 00146 Roma
Italy

Dear Mr. Cesar / Mrs. Cleopatra
We would like to offer the following items.
Currency: $ 1 = Rp 10.000

No	Description	Qty	Unit-Price	Price	Remark
1	Desktop Computer Lenopot	15 units	USD 1000	USD 15000	This items are available for order
2	Office Desk	15 units	USD 250	USD 3750	This items are available for order
3	Office Chair	15 units	USD 50	USD 750	This items are available for order
Total	USD 19500

There are several notifications that you should concern about:
1. This quotation is valid for seven (7) days from the date of submission.
2. The above price include value added tax (10% of sales price)
3. Completion / Delivery date: 21^st December 2013
4. The Payment will use bank to our account at 123456789 in Zurich Bank.
We hope our quotation could meet your requirement and if you need any further information, please do not hesitate to contact us.

Sincerely yours,

Abdullah Bakrie

terjemahan dari surat penawaran dalam bahasa inggris

PT. INDONESIA KOMPUTERINDO

Jalan Jenderal Soedirman, kav. 50, Jakarta – Indonesia

Web: www.indokomputer.com, Telp. (021) 8819608, e-mail: Indonesiakomp@gmail.com

02 September 2013
Kepada: Mr. Julius Cesar, the Director. Mengetahui: Mr. Cleopatra, the Director of Marketing
Rome Enterprise
Pietra Papa, 00146 Roma
Italy

Dengan hormat, Bapak Cesar / Ibu Cleopatra
Kami menawarkan beberapa jenis barang kepada perusahaan bapak atau ibu, berikut ini rinciannya:
Dengan nilai tukar adalah $ 1 = Rp 10.000

No	Deskripsi Barang	Jumlah	Harga/barang	harga	Catatan
1	Komputer Desktop Lenopot	15 units	1000 dolar	15000 dolar	Barang ini tersedia
2	Meja Kantor	15 units	250 dolar	3750 dolar	Barang ini tersedia
3	Kuris Kantor	15 units	50 dolar	750 dolar	Barang ini tersedia
Total	19500 dolar

Ada beberapa pemberitahuan yang patut Anda perhatikan bahwa:
1. Daftar barang dan harga ini berlaku untuk tujuh (7) hari setelah surat ini dating.
2. Harga di atas sudah termasuk pajak pendapatan sebesar 10 %
3. Pengiriman akan sampai pada 21 Desember 2013
4. Pembayaran akan menggunakan rekening kami di 123456789 Bank ZurichThe
Kami berharap semua barang yang kami tawarkan dapat memenuhi permintaan perusahaan Anda. Dan jika Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami.

Hormat kami,

Abdullah Bakrie

Notulen

A. Pengertian Notulen

Notulen adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.
   
Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

Notulen sekurang-kurangnya berisi:

• Tujuan kegiatan
• Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan 
• Saran dan keputusan dalam kegiatan
• Waktu pelaksanaan
• Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

B. Susunan Notulen

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan sistematis.


 a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa                           tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1. Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :

           -Ketua dan Wakil Ketua

           -Sekretaris

           -Notulis

           -Peserta


b. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

• Kata pembukaan 
• Pembahasan
• Pembacaan Keputusan dari Hasil
• Waktu (Jam) penutupan

C. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

• Nama Jabatan
• Tanda tangan
• Nama pejabat, pangkat, dan NIP

D. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :

 Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio         dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.

Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

PERALATAN TATA CARA DAN PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

A. PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Map Arsip/ Folder
Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.


3. Almari Arsip/ Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

4. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.

5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan


B. TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.


C. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). 
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

      Karton penyekat abjad         Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

1. Kode
   Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
   Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
   Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
   Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
   Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

1. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

a.1.	Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis. Contoh:
a.2.	Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir. Contoh:
a.3.	Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll Contoh:
a.4.	Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang Contoh:
a.5.	Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan. Contoh:
a.6.	Nama orang Indonesia dengan urutan  kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh:
a.7.	Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya. Contoh:
a.8.	Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.
a.9.	Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit. Contoh:
a.10.	Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru Contoh:

2. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

b.1.	Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli. Contoh:
b.2.	Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata. Contoh:
b.3.	Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll. Contoh:
b.4.	Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama Contoh:

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

1. Nama perusahaan pada umumnya
   Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
   Contoh :
   
2. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
   Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
   Contoh :
   

3. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
   Contoh :
   
4. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan
   Contoh :
   

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

1. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah 
   Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
   Contoh :
   
2. Nama Instansi Negara Asing
   Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
   Contoh :
   

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks  kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada  unit terakhir.
Contoh :

Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

1. Nama Perorangan
2. Nama Perusahaan
3. Instansi Pemerintah
4. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh :

A, B, C,…………………………………Z

Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

Aba, Abb, Abc, ………………………Abz

Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun  dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :

Aan,Jamaan	Baenulhaq	Carli	Dahrul
Abas,Abdul	Bainulhakim	Carlianis	Darman,Iskandar
Abbas,Yasir	Badrianus	Channe	Dasman,Yusar
Abdul,Yadi	Badri,Mutia	Cherry,Retno	Dirman,Asri

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

1. Filling Cabinet
   
   

2. Guide
   
   

3. Map Folder
   
   

4. Kotak Sortir
   
   

5. Kartu Indeks
   
   

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

1. Pengumpulan Surat
   Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2. Memeriksa
   Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
   
   
3. Mengindeks
   Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
   Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. 
   
   Contoh:
   Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.
   
   Cara Mengindeks:
   PT.Waringin Indeks Waringin PT
   Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode
   Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
   
   Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
   
   Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir
   Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

6. Menempatkan
   Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.
   
   Contoh surat out slip:
   
   

Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri 
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
   Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.