macam – macam mesin kantor

Mesin perkantoran

Mesin perkantoran ( office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic atau secara kimiawi
1. macam – macam mesin perkantoran

• Mesin ketik (typewraitter)
• Mesin dikte (Dictating machine)
• Mesin hitung (calculating machine)
• Mesin keperluan surat – menyurat (mailing equitment)
• Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)
• Mesin komunikasi (communication equitment)

2. mesin kantor modern
Berikut adalah beberapa fasilitas perkantoran modern yang digunakan kantor – kantor saat ini :

• Teletext, yaitu suatu system untuk melayani data melalui jaringan televise yang ada
• View data, menyejikan data atau referansi yang up to date, system ini merupakan kombinasi dari jaringan komunikasi, computer,  televise, dan permintaan dilakukan lewat telepon
• Electronic mail, suatu system untuk menyampaikan pesan – pesan dengan alat elektronik
• Alat transfer uang, suatu fasilitas elektronik yang berkembang pesat mampu untuk melakukan pertukaran uang  tanpa pembayaran cash atau penggunaan kertas akan tetapi dengan computer dan alat komunikasi dapat dilakukan berbagai transaksi pembayaran dengan sepat dan aman.
• Internet, merupakan perkembangan teknologi informasi yang cukup banyak manfaatnya yaitu : dapat saling tukar informasi tidak terbatas ruang, jarak dan waktu, dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah – masalah substansi lembaga pendidikan, dapat mengambil langsung (copy / download) informasi yang akan kita butuhkan.

3.   Perabot kantor
Macam – macam perabot kantor
Perabot kantor dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furniture biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip, dan perlengkapan untuk menyimpan warkat – warkat lainnya, meja, rak, lemari besi, dan perabot lainnya.
Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :

• Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki – kaki yang cukup terbuka.
• Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga dapat menyilaukan mata dari pegawai yang memakainya.
• Luas meja tidak terlalu berlebihan.

Jenis-Jenis Dokumen Kantor

JENIS-JENIS DOKUMEN KANTOR
Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.
Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :
a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat
b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan
d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :
a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll
c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll
d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
5. Ditinjau dari segi penelitian
Dibedakan atas 3 jenis :
a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll
c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..
a. Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .
7. Ditinjau dari segi ruang lingkup kerja pemerintah
a. Dokumen Pemerintah
Adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam kegiatan pemerintah.
Contoh:

1. Undang-undang pemerintah
2. Peraturan Pemerintah
3. Keputusan Presidan
4.   Keputusan Mentri
5. Peraturan Daerah
6. Perjanjian kerja sama antar negara
7. Dokumen Sejarahadalah surat-surat, benda, atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

8. Ditinjau dari segi fungsinya
Dari segi fungsinya, dokumen terdiri atas dua macam, yaitu sebagai berikut.

1. Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunaakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis, yaitu sebagai berikut.
2.  Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses pentelenggaraan pekerjaan kantor.
3. Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
4.  Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunaakan.
5. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak seecara langsung diggunakan dalam pekerjaan kantor.

9. Jenis-jenis dokumen lainnya
Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut.

1. Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku, berosur
2. Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya
3. Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.
4.  Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal laut.
5. Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C

Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

1. Sertifikat
2. Piagam
3. Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )
4. Selebaran / Brosur
5. Blanko / Formulir
6. Kliping
7. Situs – situs internet

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

1.    Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis
Sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain dinamakan surat. Informasi di sini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi dan perusahaan informal.
Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi pengirim surat. Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah sebagai berikut:

1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan/instansi.
2. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai.
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin dapat disadap oleh orang lain.
4. Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

2.      Tujuan Penulisan Surat
Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu sebagai berikut:

• Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
• Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
• Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap

3.      Fungsi Surat
Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.
Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:
a)      Alat tata usaha
b)      Media komunikasi
c)      Duta atau wakil penulis
d)     Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
e)      Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.
a.   Surat sebagai Dokumen Tertulis
Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.
b.    Surat sebagai Duta/Wakil
Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun perusahaan, misalnya bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan srbuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi.
c.     Surat sebagai Otak Tata Usaha
Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai cirri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.
d.      Surat sebagai Media Komunikasi
Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimakasud
Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakiatkan:
1)     Si penerima surat tidak mengerti maksudnya
2)      Keragu-raguannya bagi penerima, dan
3)     Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana mestinya.
e.     Surat sebagai Barometer Kemajuan Kantor
Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.
Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :
a)      Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang di tempat tujuan
b)      Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima
c)      Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan, dan
d)     Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
  

• 4.      Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

• Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

• Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)      Menghilangkan basa-basi
3)      Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)      Menempatkan tanda baca yang tepat

• Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
5.      Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat
Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1)      Ejaan
Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a)      Penulisan huruf
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.

• Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
• Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir
• Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

b)      Penulisan Kata
Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

• Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin
• Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
• Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
• Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
• Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
• Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
• Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.
• Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun

c)      Penulisan unsur serapan
Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.
Contoh:
Management = Manajemen               Apotheek= Apotek
Kwitantie      = Kuitansi                    Psychology= Psikologi
2)      Tanda baca
Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

• Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
• Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
• Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:

• Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
• Merinci hal yang lebih dari dua.

Tanda titik dua
Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.
Tanda garis miring
Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.
About these ads

Jenis-jenis Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan perniagaan atau jual beli barang/jasa antara pengirim dan alamat tujuan (komunikator dan komunikan)
Jenis surat niaga tergantung dari isi surat tersebut, antara lain :
a. Surat Perkenalan
Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya.  Selin itu surat ini juga berisi promosi.
 b. Surat Permintaan Penawaran
Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat dibuat karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan dengan produk yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap perlu.
c. Surat Penawaran
Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan produk.  Isi pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim surat permintaan penawaran.
Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur, daftar harga.
 d.  Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang isinya meminta/memesan produk yang akan dibeli. Surat ini dapat dibuat karena adanya iklan/penawaran yang masuk atau karena kebutuhan.  Isinya yang paling penting adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya.  Juga disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan.  Bila pembayaran menggunakan uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.
e.  Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya.  Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat pembeli.  Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list.
f.  Surat Pengaduan
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya ketidak sesuaian antara pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.
Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu :

• Pernyataan tentang telah sampainya barang yang dipesan.
• Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
• Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
• Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan.  

g.  Surat Jawaban Pengaduan
Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini antara lain :

• Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
• Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
• Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
• Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
• Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang

i.   Surat Pengiriman Pembayaran
Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat ini hanya dibuat bila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :

• Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Bila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungakan juga surat jawaban pengaduan bila ada.
• Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
• Jelaskan cara pembayaran
• Lampirkan bukti pembayaran
• Jika Tidak Bisa Membayar Secara Penuh Jelaskan Alasannya

j.  Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi kewajibannya atau dengan kata lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi surat penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera melusi/membayar utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :

• Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya
• Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
• Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
• Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar
• Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya dalam batas waktu

Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke pengadilan.
k.  Surat Penangguhan Pembayaran
Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :

• Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman barang atau telah menerima surat penagihan
• Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan. Jelaskan masalah tersebut.
• Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya
• Berjanji untuk segera melunasinya

l. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :

• Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
• Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya.

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.
1.        Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:
1.   Tab,
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
2.   Sekat atau Guide
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.
-        Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)
-        Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat
*     Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
*     Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
*     Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)
2.        Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral






3.        Lemari Arsip

 

lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:
-        Rol film
-        Ordner, dan lain-lain
4.        Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.


5.        Map Arsip

 

folder

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.
a.             Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.             Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.             Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d.             Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6.        Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
a.        Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b.        Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a.        Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b.        Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
Guide ketiga, yaitu  tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
7.        Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a.   Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi
b.   Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu
c.    Pape thickness = tebal media informasi
d.   File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.
e.    Access Room  = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file
8.        Stapler

 

staples

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.        Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b.        Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c.        Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas
9.        Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.        Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b.         Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.         Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a.        Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b.        Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10.        Numerator 
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
a.        Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b.        Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b)  Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
11.        Kotak/Box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).






12.        Alat Sortir (gambar 11)
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)





13.        Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.



14.        Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip


15.        Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja



16.        Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.





17.    Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a.      Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b.      Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c.       Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
18.    Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Bagian –bagiankomputer.
Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:
a.      Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).
b.      Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.
c.       Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.
d.      Punched Card, adalah media input atau output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.
e.      Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.
f.        Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.
g.      Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.
h.      Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain:
1)      Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.
2)      Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.
3)      Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet atausemacamnya.
Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telahditempatkanpadakantong plastic bening.
19.    Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan kita.

Jenis-jenis Lipatan Surat

Berikut adalah Jenis-jenis Lipatan Surat:

1. Lipatan Tunggal

Lipatan ini memiliki nama lain lipatan manunggal, atau single fold dalam bahasa inggris. Lipatan ini cukup membagi kertas menjadi dua lalu melipatnya. Kiranya lipatan ini lebih cocok untuk dimasukan kedalam amplop berukuran besar.

2. Lipatan Ganda Sejajar

Lipatan ganda pararel, atau pararel double fold adalah nama lain dari jenis lipatan ini, lipatan ini sering kita gunakan dalam pembuatan surat menyurat kita sehari-hari. Lipatan surat ini dilakukan dengan membagi surat menjadi dua bagian (seperti pada lipatan tunggal) kemudian dilipat lagi menjadi dua dengan sisi yang sama.

3.Lipatan Baku

Dalam bahasa inggris biasa disebut standart fold, lipatan ini membagi kertas menjadi tiga bagian, kemudian bagian bawah kertas dilipat ke atas, sedang bagian atas dilipat ke bawah. 

4. Lipatan Akordion

Jika pernah melihat alat musik akordion, pastinya kalian akan langsung tahu bentuk lipatan surat ini. Dengan nama lain accordion fold, sebenarnya lipatan ini seperti lipatan ganda sejajar tapi bagian atas lipatannya dibalik ke belakang. 

5. Lipatan Akordion Rendah

Nama lain jenis lipatan ini adalah lipatan setengah akordion, atau semi accordion fold. Jenis lipatan ini, seperti kakak kandungnya diatas, yang membedakannya adalah, salah satu hujung suratnya (biasanya dibagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.

6.Lipatan Baku Rendah

Semi standart fold, atau lipatan setengah baku, merupakan adik dari jenis lipatan baku, yang menjadi pembeda dari lipatan baku adalah, salah satu sisinya (biasanya bagian bawah) lebih pendek dari yang lainnya.

7. Lipatan Model Baron

Baronial Fold, dalam bahasa inggris. Jenis lipatan ini diawalai dengan lipatan tunggal, lalu kedua sisi samping surat dilipat lagi ke dalam.

8. Lipatan Model Prancis
French Fold dalam bahasa inggris. Lipatan ini merujuk pada negara pusat model dunia, cara melipatnya demulai dengan lipatan tunggal kemudian dilipat dua lagi ke samping.

berikut gambar ke delapan jenis-jenis lipatan surat tersebut.

Itulah jenis-jenis lipatan surat, seperti yang sudah dijelaskan ternyata ada beberapa jenis lipatan yang sering kita buat namun tidak tahu namanya. Ibarat pepatah "tak kenal maka tak sayang", maka dari itu kita kenalah, nah... kalau kita sudah kenal, tentunya jadi paham dan paling tidak (kalau belum cinta dengan surat menyurat) jadi tahu jenis lipatan surat.

Etika Berkomunikasi

Etika komunikasi selalu dihadapkan dengan berbagai masalah, yaitu antara kebebasan berekspresi dan tanggung jawab terhadap pelayanan publik itu. Etika komunikasi memiliki tiga dimensi yang terkait satu dengan yang lain, yaitu:

1. Aksi komunikasi
Aksi komunikasi yaitu dimensi yang langsung terkait dengan perilaku aktor komunikasi. Perilaku aktor komunikasi hanya menjadi salah satu dimensi etika komunikasi, yaitu bagian dari aksi komunikasi. Aspek etisnya ditunjukkan pada kehendak baik ini diungkapkan dalam etika profesi dengan maksud agar ada norma intern yang mengatur profesi. Aturan semacam ini terumus dalam deontologi jurnalisme.
Mudah sekali para aktor komunikasi mengalihkan tanggung jawab atau kesalahan mereka pada sistem ketika dituntut untuk mempertanggungjawabkan elaborasi informasi yang manipulatif, menyesatkan publik atau yang berbentuk pembodohan.

2. Sarana
Pada tingkat sarana ini, analisis yang kritis, pemihakan kepada yang lemah atau korban, dan berperan sebagai penengah diperlukan karena akses ke informasi tidak berimbang, serta karena besarnya godaan media ke manipulasi dan alienasi. Dalam masalah komunikasi, keterbukaan akses juga ditentukan oleh hubungan kekuasaan. Pengunaan kekuasaan dalam komunikasi tergantung pada penerapan fasilitas baik ekonomi, budaya, politik, atau teknologi (bdk. A. Giddens, 1993:129). Semakin banyak fasilitas yang dimiliki semakin besar akses informasi, semakin mampu mendominasi dan mempengaruhi perilaku pihak lain atau publik. Negara tidak bisa membiarkan persaingan kasar tanpa bisa membiarkan persaingan kasar tanpa penengah diantara para aktor komunikasi maupun pemegang saham. Pemberdayaan publik melalui asosiasi warga negara, class action, pembiayaan penelitian, pendidikan untuk pemirsa, pembaca atau pendengar agar semakin mandiri dan kritis menjadi bagian dari perjuangan etika komunikasi.

3. Tujuan
Dimensi tujuan menyangkut nilai demokrasi, terutama kebebasan untuk berekspresi, kebebasan pers, dan juga hak akan informasi yang benar. Dalam negara demokratis, para aktor komunikasi, peneliti, asosiasi warga negara, dan politisi harus mempunyai komitmen terhadap nilai kebebasan tersebut. Negara harus menjamin serta memfasilitasi terwujudnya nilai tersebut

Etika komunikasi perkantoran merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri, yakni norma, nilai atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran.

Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi perkantoran ialah, semua anggota dan pimpinan perkantoran perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini:

1.         Tata krama pergaulan yang baik

2.         Norma kesusilaan dan budi pekerti

3.         Norma sopan santun dalam segala tindakan