Resepsionis

Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis :

• Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju
• Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan pihak terkait
• Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal Lembaga Penjamin Simpanan bilamana yang bersangkutan berhalangan untuk menerima telepon tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan
• Menerima kedatangan tamu-tamu Lembaga Penjamin Simpanan dengan ramah dan sikap yang professional
• Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar
• Membuat laporan kegiatan secara periodik
• Melakukan tugas-tugas dan fungsi resepsionis lainnya 

Hal-Hal Yang Perlu Di Perhatikan Untuk Menjadi Resepsionis Yang Baik 

1.     Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.

2.     Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa mendengarnya).

3.     Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misal membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain.

4.     Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda.

5.     Jangan mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.

6.     Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.

Sifat Yang Harus Dimiliki Seorang Resepsionis

1.     Persisten. Gigih. Ini yang pertama. Karena seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang.

2.     Baik dan ramah. Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

3.     Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan. Karena itu resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel artinya pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Biasanya juga, mereka adalah pribadi yang SKSD: “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti ini akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

4.     Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya! Wajar, ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
Demikian empat hal yang akan memperkuat kinerja, posisi dan karir seorang resepsionis di dalam perusahaan. Empat hal yang sebenarnya semua resepsionis pasti punya, tetapi dalam kadar yang berbeda-beda. Padahal, kadar tersebut yang akan memperkuat citra profesional seorang resepsionis. Berminat menjadi resepsionis? Sebaiknya anda terapkan empat kriteria di atas.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Receptionist dalam Menerima Tamu

1.  Kebersihan diri

·        Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat

·        Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi

·        Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku

2. Ketentuan tentang seragam

·        Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku

·        Menggunakan sepatu yang sopan

Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:

1.    Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.

2.    Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.

3.    Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.

4.    Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.

5.    Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.

6.    Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim. 

Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti
intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani).
Kata administrasi juga berasal dan bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi:
kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu.
Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office
Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa
administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.